Technische Anforderungen an Kassenaufzeichnungen konkretisiert

In seiner letzten Sitzung vor der Sommerpause hat der Bundesrat der sogenannten Kassensicherungsverordnung zugestimmt. Die Verordnung präzisiert die Anforderung des § 146a der Abgabenordnung (AO), der mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen erlassen worden ist und ab 2020 gilt.

Konkret werden folgende Anforderungen durch die Verordnung präzisiert:

• Nach der gesetzlichen Regelung des § 146a AO dürfen als elektronische Aufzeichnungssysteme nur solche Geräte verwendet werden, die die Grundaufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar festhalten. Die Daten müssen auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden. Die Verordnung präzisiert, dass unter dem Begriff des elektronischen Aufzeichnungssystems, welches diese Anforderungen erfüllen muss, elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen zu verstehen sind. Nicht dazu gehören Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte.

• Hinsichtlich der Protokollierung der digitalen Aufzeichnungen sieht die Verordnung vor, dass für jeden Geschäftsvorfall oder anderen aufzeichnungspflichtigen Vorgang (z.B. Tastendruck oder Scannen eines Barcodes) eine neue Transaktion gestartet werden muss. Die Transaktion muss den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns, eine eindeutige fortlaufende Transaktionsnummer, die Art des Vorgangs, die Daten des Vorgangs, den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung bzw. des Vorgangsabbruchs und einen Prüfwert enthalten.

• Auch enthält die Verordnung präzisierende Regelungen zur Speicherung der Aufzeichnungen. Die Speicherung hat sicherzustellen, dass die protokollierten laufenden Geschäftsvorfälle oder sonstigen Vorfälle fortlaufend abgelegt und abrufbar sind.

• Durch die sogenannte einheitliche digitale Schnittstelle soll ein standardisierter Datenexport aus dem elektronischen Aufzeichnungsprogramm oder dem elektronischen Aufbewahrungssystem zur Übergabe an den mit der Kassennachschau oder Außenprüfung betrauten Amtsträger der Finanzbehörde zur Prüfung der Aufzeichnungen auf Integrität und Authentizität sowie Vollständigkeit ermöglicht werden. Die Verordnung präzisiert die Anforderungen, die das Aufzeichnungssystem in dieser Hinsicht erfüllen muss.

• Wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird, besteht künftig eine Belegausgabepflicht. Die Belegausgabe kann entweder in Papier- oder in elektronischer Form erfolgen. In der Verordnung werden die Mindestanforderungen an den Beleg festgeschrieben. Dieser muss mindestens den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des sogenannten Vorgangsbeginns, die Transaktionsnummer, das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems enthalten.

• Da die technischen Sicherheitseinrichtungen der Aufzeichnungssysteme durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert werden müssen, enthält die Verordnung hierzu ebenfalls erläuternde Regelungen.

Hinweis: Wie Sie bestimmt schon festgestellt haben: Die Kassensicherungsverordnung ist zwar eine Verordnung mit vielen technischen Begriffen, für die tägliche Arbeit enthält sie aber auch wichtige Regelungen, wie zum Beispiel die Konkretisierung der Belegausstellungspflicht. Sprechen Sie uns rechtzeitig an, damit wir gemeinsam mit Ihnen prüfen können, ob sowohl die von Ihnen verwendeten technischen Einrichtungen als auch die Aufzeichnungsprozesse den neuen Regelungen entsprechen.